Da mesi svolgiamo un lavoro da remoto forzato dall’emergenza sanitaria COVID-19. In alcune realtà organizzative, garantire la business continuity ha richiesto un grosso sforzo di riorganizzazione. Per altri il passaggio è stato quasi indolore, essendo lo Smart Working una modalità già in uso in situazioni ordinarie.
In entrambi i casi, per cogliere al meglio il valore aggiunto dello Smart Working, diviene utile fermarsi per comprendere dove la nostra organizzazione si colloca oggi rispetto allo Smart Working.
Smart Working Maturity
Per capire dove ci “posizioniamo” oggi rispetto alla tematica Smart Working, possiamo considerare 5 diversi livelli di Smart Working Maturity, che dipendono sia dalla flessibilità che le persone hanno nel decidere i propri spazi e tempi di lavoro, sia dal livello di digitalizzazione dei processi. A vari stadi di flessibilità e digitalizzazione, corrispondono 5 diversi livelli di maturità dello Smart Working nei quali può collocarsi la nostra organizzazione:
- Home working
- Isolated Iniziative
- Basic flexibility
- Advanced Flexibility
- Smart working
In quale livello di Smart Working Maturity si trova l’organizzazione?
- Il livello più basso di maturità organizzativa è il cosiddetto Home working. In questo caso, il lavoro remoto è forzato da condizioni non dipendenti dall’organizzazione. Ne consegue che l’organizzazione non gioca un ruolo da protagonista nell’attivazione e nella promozione del lavoro da remoto. I processi organizzativi e le tecnologie a disposizione delle persone non cambiano, e quindi si cerca di garantire business continuity attuando gli stessi processi e utilizzando le stesse tecnologie di sempre. Alcune domande da porsi per comprendere se questo è il livello di maturity nel quale si colloca la nostra organizzazione potrebbe essere “Prima della situazione di emergenza erano già presenti iniziative di attivazione e promozione dello smart working?”, “Prima della situazione di emergenza erano stati implementati processi e tecnologie a supporto del lavoro da remoto?”. Se la risposta è no, probabilmente è l’Home working il livello che meglio descrive la nostra organizzazione.
- Il secondo livello di maturità è chiamato Isolated Iniziative. Si prevede l’erogazione delle proprie attività lavorative in luoghi differenti dalla sede aziendale per venire incontro ad esigenze personali di casi isolati. Un esempio potrebbe essere il telelavoro, concesso a chi deve accudire un familiare. L’organizzazione, quindi, si muove per fornire strumentazioni ad hoc e organizzare il lavoro in modo da rendere possibile il lavoro da remoto. Quindi, se la risposta alla domanda “Il lavoro da remoto è concesso solo in via eccezionale e per comprovate esigenze?” è sì, l’organizzazione si situerà a questo livello di maturità.
- Un gradino più in su nella scala di maturità troviamo la Basic flexibility, che prevede che l’organizzazione eserciti un livello di flessibilità basic. Significa che la flessibilità viene applicata in base al manager o al responsabile di riferimento, e comunque è decisa top down. A questo livello di maturità, si verificano spesso differenze di flessibilità nel lavoro da remoto tra aree o funzioni aziendali. Possiamo chiederci allora “Nella mia organizzazione, spazi e tempi di lavoro sono flessibili solo in alcune aree o funzioni aziendali?” e “Dipendono da quanto il responsabile di riferimento promuove il lavoro smart?”
- Il quarto livello invece è di Advanced flexibility. A questo livello, la flessibilità è diffusa ed è supportata dalla digitalizzazione anche dei processi. I processi sono stati rivisti e pensati per gestire il lavoro con spazi e tempi flessibili e vi sono policy chiare che vengono applicate trasversalmente all’organizzazione. D’altro canto, permangono alcune differenze di applicazione e alcune resistenze. Queste possono dipendere da due tipologie di fattori: un livello di ingaggio che potrebbe essere ancora migliorabile sul tema e la mancanza di alcune competenze chiave. A questo punto potrebbe essere utile chiedersi ll lavoro smart è taken for granted? Non è in discussione che il lavoro venga portato avanti in tempi e luoghi flessibili a seconda di obiettivi da raggiungere? Tutti i processi dell’organizzazione sono digitalizzati e possono essere sostenuti da remoto? Se la risposta è no possiamo fermarci qui, questo è il livello di maturità della nostra organizzazione. Se invece la risposta è sì, probabilmente ci situeremo al livello di maturità più elevato.
- Il livello più alto di maturità è lo Smart Working. La flessibilità di tempi e spazi è la norma e i processi sono completamente digitalizzati. In questo livello, la cultura organizzativa si basa sulla fiducia e sulla responsabilizzazione all’obiettivo di ogni singolo componente dell’organizzazione.
Change Management per l’upgrade della Smart Working Maturity
Una volta identificato il livello di Smart Working Maturity nel quale si colloca l’organizzazione, possiamo definire azioni di Change Management a supporto, che permettano di passare da un livello all’altro. Partendo dagli elementi chiave discussi nell’articolo “Smart working: soltanto una questione digitale?”, le azioni di Change Management avranno obiettivi, struttura e profondità di analisi differenti a seconda della maturità attuale e del livello desiderato.
Non è detto che l’obiettivo di ciascuna organizzazione, sia raggiungere un livello di maturità 5. La scelta del livello di maturity target dipende dal contesto organizzativo e dagli obiettivi di business. Il way of working, infatti, deve essere al servizio del raggiungimento degli obiettivi strategici e, per questo, coerente con il contesto di riferimento.
In conclusione, riconoscere in quale dei 5 livelli di maturità si situa l’organizzazione è fondamentale per prendere consapevolezza di dove ci si trova oggi e definire dove si vuole arrivare, in funzione degli obiettivi strategici e di business. Definito questo, siamo pronti per strutturare il piano di change a supporto, che lavorerà su persone e processi in maniera funzionale al raggiungimento della maturity to be.
